Diligence+

Établir des systèmes de gestion solides

OBJECTIF : Veiller à ce que les systèmes mis en place au sein de l’entreprise pour lui permettre d’exercer son devoir de diligence couvrent les risques liés aux minerais provenant des zones de conflit ou à haut risque.

Adopter des politiques de diligence raisonnable et développer en interne les capacités nécessaires à leur mise en œuvre. Établir un dialogue avec les fournisseurs et les partenaires commerciaux. Instaurer des mécanismes de contrôle interne et un système de transparence de la chaîne d’approvisionnement en minerais, collecter des informatons, et mettre en place un mécanisme de recours.

• Adopter une politique relative à la chaîne d’approvisionnement en minerais provenant des zones de conflit ou à haut risque et s’engager à la respecter.

• Organiser les systèmes de gestion interne en vue d’appuyer l’exercice du devoir de diligence appliqué à la chaîne d’approvisionnement.

• Mettre en place un système de contrôle et de transparence pour la chaîne d’approvisionnement en minerais.

• Renforcer l’implication des entreprises auprès de leurs fournisseurs.

• Mettre en place un mécanisme de traitement des plaintes à l’échelon de l’entreprise.

Identifier et évaluer les risques associés à la chaîne d’approvisionnement

OBJECTIF : Identifier et évaluer les risques liés aux activités quant aux circonstances concernant l’extraction, le commerce, le traitement et l’exportation des minerais dans les zones de conflit ou à haut risque.

Passer en revue les informations relatives à la chaîne d’approvisionnement afin d’identifier les éventuels signaux d’alerte susceptibles d’exiger une diligence accrue. Approfondir l’analyse et établir un schéma des conditions factuelles des opérations, des chaînes d’approvisionnement et des partenaires commerciaux signalés comme sensibles.

Entreprises en amont

• Déterminer le champ d’application de l’évaluation des risques afférents à la chaîne d’approvisionnement en minerais.

• Établir un schéma des conditions factuelles de la (des) chaîne(s) d’approvisionnement, existante(s) et envisagée(s), de l’entreprise.

• Évaluation des risques de la chaîne d’approvisionnement.

Entreprises en aval

• Identifier dans toute la mesure du possible les fonderies/affineries de leur chaîne d’approvisionnement.

• Déterminer le champ d’application de l’évaluation des risques afférents à la chaîne d’approvisionnement en minerais.

• Déterminer si les fonderies/affineries ont mis en œuvre tous les éléments de leur devoir de diligence pour une gestion responsable de la chaîne d’approvisionnement en minerais provenant des zones de conflit ou à haut risque.

• Si nécessaire, réaliser des contrôles ponctuels conjoints dans les locaux de l’affinerie/de la fonderie, y compris dans le cadre de programmes menés à l’initiative de l’industrie.

Concevoir et mettre en œuvre une stratégie pour réagir aux risques identifiés

OBJECTIF : Évaluer les risques identifiés et les prendre en compte afin de prévenir ou d’atténuer les impacts négatifs. Les entreprises peuvent coopérer pour mettre en œuvre les recommandations énoncées dans cette section dans le cadre d’initiatives conjointes. Cependant, elles restent individuellement responsables de leur devoir de diligence et doivent veiller à ce que tout travail collectif tienne dûment compte des circonstances propres à chaque entreprise.

Communiquer les conclusions de l’évaluation des risques aux dirigeants de l’entreprise et renforcer les systèmes internes de contrôle et de surveillance. Cesser toute relation uniquement avec les fournisseurs associés aux répercussions les plus graves. Dans tous les autres cas, prendre des mesures afin d’exercer une influence accrue, soit individuellement soit collectivement, pour prévenir ou atténuer les risques. Renforcer les capacités de l’entreprise et de ses partenaires commerciaux.

• Informer les hauts responsables désignés des conclusions de l’analyse.

• Concevoir et adopter un plan de gestion des risques.

• Mettre en œuvre le plan de gestion des risques, suivre les résultats de l’atténuation des risques et en informer les hauts responsables désignés.

• Mener une évaluation supplémentaire des faits et des risques pour les risques devant être atténués ou après une modification des circonstances.

• Mener une évaluation supplémentaire des faits et des risques pour les risques devant être atténués ou après une modification des circonstances.

Effectuer un audit indépendant mené par des tiers sur les pratiques de diligence de l’affinerie/de la fonderie

OBJECTIF : Effectuer un audit des pratiques de diligence de l’affinerie/de la fonderie pour assurer une gestion responsable de la chaîne d’approvisionnement en minerais provenant des zones de conflit ou à haut risque et contribuer à l’amélioration des pratiques de diligence des fonderies/affineries et des entreprises en amont, notamment dans le cadre d’un dispositif institutionnalisé à mettre en place à l’initiative de l’industrie avec l’appui des gouvernements et en coopération avec les différentes parties prenantes.

Faire effectuer des audits par des tiers indépendants afin de vérifier que les pratiques de diligence raisonnable ont été correctement mises en œuvre aux « points de contrôle » clés (affineries et fonderies pour l’étain, le tungstène, le tantale et l’or, par exemple) de la chaîne d’approvisionnement. Les auditeurs doivent aboutir à des conclusions et recommander des mesures spécifiques d’amélioration des processus existants.

• Programmer un audit indépendant mené par des tiers des pratiques de diligence de l’affinerie/de la fonderie pour assurer une gestion responsable de la chaîne d’approvisionnement en minerais provenant des zones de conflit ou à haut risque.

• Réaliser l’audit conformément au champ d’application, aux critères, aux principes et aux modalités définis ci-dessus.

Publier chaque année un rapport sur l’exercice du devoir de diligence concernant la chaîne d’approvisionnement.

OBJECTIF : Publication d’un rapport concernant le devoir de diligence pour une gestion responsable de la chaîne d’approvisionnement en minerais provenant de zones de conflit ou à haut risque afin de susciter la confiance du public dans les mesures que prennent les entreprises.

Rendre publiquement compte des politiques et pratiques relatives au devoir diligence, notamment en publiant le plan de gestion et d’évaluation des risques liés à la chaîne d’approvisionnement, qui doit dûment tenir compte des exigences de confidentialité commerciale et d’autres considérations relevant de la concurrence. Répondre aux questions, préoccupations et suggestions des parties prenantes.

• Publier chaque année ou intégrer, lorsque cela est possible, dans les rapports annuels sur leurs pratiques durables ou la responsabilité des entreprises, des informations additionnelles concernant le devoir de diligence des entreprises pour une gestion responsable des chaînes d’approvisionnement en minerais provenant de zones de conflit ou à haut risque.

• Mettre en place une équipe d’évaluation sur le terrain (ci-après appelée « équipe d’évaluation ») dans les zones de conflit ou à haut risque d’où proviennent des minerais ou par lesquels ils sont acheminés afin d’obtenir et de conserver des informations sur les fournisseurs et les circonstances de l’extraction, du commerce, du traitement et de l’exportation des minerais.

• Mettre en place une équipe d’évaluation sur le terrain (ci-après appelée « équipe d’évaluation ») dans les zones de conflit ou à haut risque d’où proviennent des minerais ou par lesquels ils sont acheminés afin d’obtenir et de conserver des informations sur les fournisseurs et les circonstances de l’extraction, du commerce, du traitement et de l’exportation des minerais.